Pracodawcy mogą przyjąć różny model finansowania albo dofinansowywania kart sportowych dla pracowników. Pracownicy mogą partycypować w określonym procencie w kosztach nabycia takich kart albo karty takie finansowane mogą być w całości ze środków pracodawców. W zależności od dostępnej na rynku oferty ich użytkownikami mogą być zarówno sami pracownicy, jak i ich dzieci bądź inne osoby towarzyszące. Źródłem finansowania albo dofinansowywania kart przez pracodawców mogą być ich środki obrotowe albo środki pochodzące z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Należy pamiętać, aby przed uruchomieniem programu wprowadzić w organizacji właściwe regulacje dotyczące kart sportowych, np. w regulaminie wynagradzania, czy w obwieszczeniu. Takie regulacje powinny wprost określać m.in.:

• grupy osób, których karty sportowe dotyczą,

• zasady finansowania programu,

• zasady korzystania z programu, w tym sposób zgłoszenia do niego i rezygnacji.

Należy szczegółowo zapoznać się z warunkami nabycia takich kart przez pracodawców. Sprzedawcy kart sportowych często w swoich umowach z pracodawcami zobowiązują ich do podjęcia określonych czynności, np. poinformowania pracowników o możliwości skorzystania z programu i konieczności uprzedniej akceptacji regulaminu korzystania z kart, o czym należy pamiętać.

Skorzystanie przez pracowników z benefitów rodzi z kolei określone skutki podatkowe, które muszą zostać należycie rozpoznane i rozliczone. Wartość dofinansowania stanowiąca różnicę między ceną zakupu karty przez pracodawcę, a odpłatnością ponoszoną przez pracownika stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownik zatrudniony u pracodawcy na podstawie umowy o pracę nie jest zobowiązany do samodzielnego obliczenia i zapłacenia podatku. Pracodawca jako płatnik przejmuje wszelkie obowiązki związane z rozliczeniem takiego podatku. Natomiast pracownik świadczący na rzecz pracodawcy usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej zobowiązany jest wskazany przychód rozliczyć samodzielnie. 

W określonych sytuacjach możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Często wątpliwości pracodawców dotyczą również odliczenia podatku VAT lub tego, czy kwoty potrącane z wynagrodzenia pracowników na zakup dla nich kart sportowych podlegają obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Analizie poddane powinny zostać zawsze okoliczności konkretnego przypadku.

Warto rozwiać ewentualnie pojawiające się wątpliwości przed uruchomieniem programu, nie rezygnując przy tym z atrakcyjności samych benefitów.

MK-M